A hiteles fordítás és fordításhitelesítés fogalmát, tartalmi és formai követelményeit nem szabályozza magyar jogszabály. A szakmai közbeszédben és szakirodalomban fellelhető definíció, mely szerint „hiteles fordítás az olyan lektorált fordítás, amelyet a hiteles fordítás végzésére jogosított szerv készít a belső szabályzatában előírt tartalmi és alaki kellékek figyelembevételével, és amely azonos súllyal alkalmas a hatósági eljárásokban való felhasználásra, mint a forrásnyelvi irat” az európai joggyakorlatot tekintve atipikus fogalomalkotás.

A hiteles fordítás ugyanis az európai szabályozásban NEM jelenti azt, hogy a fordítás során létrejövő célnyelvi szöveg bizonyítási eszközzé, azaz bizonyító erejűvé válik, továbbá a legkevésbé sem jelenti azt, hogy a célnyelvi irat joghatást fejtene ki, vagy a forrásdokumentummal azonos súllyal esne latba egy bírósági vagy közigazgatási eljárásban.

A fordító fordít, és tanúsítja, hogy a fordítás mindenben megegyezik az eredetivel. A német névjegyzéki fordítóknak záradékukban jelezniük kell, hogy eredeti vagy másolt dokumentumból dolgoztak-e, és fordítói megjegyzésben utalhatnak arra is, ha alapvető hiányosságokat észleltek az irattal kapcsolatban (pl. kiállító szerv neve, dátum stb. hiányzik). Ezen túlmenően rendőrségi bejelentést is tehetnek, de nem feladatuk az eredetiségvizsgálat és okiratszakértés – ahogy egyébként az OFFI-nak sem.

Az európai gyakorlat szerint a felhasználó hatóság az a szerv, amelynek a végső felelőssége eldönteni, hogy a közigazgatási, hatósági eljárásban felhasználja-e az eredeti okiratot, és ehhez adott esetben saját okiratszakértője segítségét kéri. Sok eljárásban a tanúsított fordítást ellátják Apostille-jal, és ettől válik bizonyító erejűvé a dokumentum és annak fordítása. A gyakorlatból és rutinból eredő szakértelem és okiratismeret a fordítónál biztosított, és ezzel segítheti a hatóságok munkáját.

Meggyőződésünk, hogy a decentralizált, szakértői rendszerben nem sérül az állam és polgárai jogbiztonsága, mivel a „nyelvi közjegyzők”:

1. kötelezően elvégzik a számukra előírt ügyfélazonosítást a névjegyzéki eljárási rend keretében, hasonlóan a közjegyzőkhöz (ügyfélazonosítás személyazonosságot igazoló okmány felmutatásával – személyi igazolvány, lakcímkártya, útlevél stb.),
2. a szakszolgálati eskühöz hasonló, névjegyzéki, szakértői esküt tesznek,
3. hozzáférést kaphatnak a leendő Belső piaci információs rendszerhez (IMI) iratminták fel- és letöltésére,
4. amennyiben egy okirat gyanússá válik (pl. vezetői engedélyről hiányzik a kiállító szerv neve, dátuma stb.) úgy azt jelezhetik fordítói megjegyzésben, sőt rendőrségi bejelentést is tehetnek, ha gyanús a megrendelő és az általa leadott okmány,
5. a névjegyzéki fordítók számára bevezetett egyedi, sorszámozott papírtípus és záradékoláshasználatával, illetve az elektronikus iktatás alkalmazásával garantálják a fordított okiratok biztonságát,
6. az ügyfél és a névjegyzéki szakértő között a megbízási szerződés keretén belül létrejövő titoktartási megállapodáson keresztül is erősítik a jogbiztonságot.

Meggyőződésünk, hogy a magyar szakfordítók, leendő hites fordítók is képesek őrködni a hitelesen fordított okiratok jog- és okiratbiztonsága felett. A régi és jelenleg is hatályos magyar szabályozás, mely a jogbiztonság letéteményeseként kizárólag egy központi, állami szervet lát létjogosultnak a közfeladat ellátására azt sugallja, hogy a magyar szakfordítók megbízhatatlanabbak és alulképzettebbek, mint német, szlovák vagy román kollégáik. Az európai – és ezen belül a szomszédos – országok joggyakorlatából azt látjuk, hogy a tagállamok nemhogy nem tiltják meg képesített szakfordítóiknak a közfeladat ellátását, hanem támogatják őket abban, hogy saját felelősségükre, önállóan elláthassák a közfeladatot.